হজ-উমরাহ ও গ্রুপ পরিবহন উমরাহ ও হজ পরিবহন ব্যবস্থাপনা: গ্রুপ অপারেটরদের গাইড।

হাজী পরিবহন কেন আলাদা

একটি সাধারণ উমরাহ প্রোগ্রামে গ্রুপকে জেদ্দা বা মদিনার এয়ারপোর্ট থেকে মক্কার হোটেলে, মক্কা ও মদিনার মধ্যে, জিয়ারতের স্থানে, আর ফেরার জন্য এয়ারপোর্টে নিতে হয়। প্রতিটি গ্রুপে কয়েক ডজন হাজী থাকতে পারেন, তারা কয়েকটি ফ্লাইটে আসতে পারেন, বয়স্ক ও হুইলচেয়ার ব্যবহারকারী থাকতে পারেন, আর হাজীদের নিজ দেশের এজেন্টদের একটি শৃঙ্খলের মাধ্যমে বুক হতে পারেন। হজে এর সবকিছু বহুগুণ হয়, পুরো মৌসুম কয়েক দিনে কেন্দ্রীভূত।

তাই হাজী পরিবহন সফটওয়্যারকে একক ট্রিপ নয়, গ্রুপ, ম্যানিফেস্ট আর যাত্রাসূচিতে ভাবতে হয়।

ম্যানিফেস্ট: গ্রুপ পরিবহনের প্রাণ

প্রতিটি গ্রুপ বুকিংয়ে একটি নির্ভুল যাত্রী ম্যানিফেস্ট লাগে: নাম, প্রয়োজনমতো পাসপোর্ট বা পরিচয়ের তথ্য, ফ্লাইট, হোটেল আর বিশেষ প্রয়োজন। ম্যানিফেস্ট সাধারণত এজেন্টদের কাছ থেকে স্প্রেডশিটে আসে, প্রায়ই দেরিতে আর ভুলসহ।

• CSV ইমপোর্ট, যাতে এজেন্টদের স্প্রেডশিট এক ধাপে লোড হয়।
• লাইন-বাই-লাইন যাচাই, যা গ্রুপ রওনার আগেই অনুপস্থিত বা ভুল তথ্য চিহ্নিত করে, এয়ারপোর্টে নয়।
• এক ম্যানিফেস্ট, অনেক লেগ: একই গ্রুপ প্রোগ্রামের প্রতিটি ট্রান্সফারে বহাল থাকে।
• যাত্রীসংখ্যা থেকে গাড়ির আকার নির্ধারণ, যাতে ৪৭ জনের গ্রুপ ভুল করে তিনটি ভ্যান নয়, একটি কোচ পায়।

TransferArc-এ গ্রুপ বুকিংয়ে CSV ইমপোর্ট ও লাইন-বাই-লাইন যাচাইসহ যাত্রী ম্যানিফেস্ট থাকে।

বহু-লেগ যাত্রাসূচি ও প্যাকেজ

একটি পূর্ণ প্রোগ্রাম অনেক লেগসহ একটি বুকিং হতে পারে: অ্যারাইভাল, আন্তঃশহর ট্রান্সফার, জিয়ারত ট্যুর আর ডিপারচার। প্রতিটি লেগের নিজস্ব তারিখ, সময়, গাড়ি ও লক করা দাম, কিন্তু এজেন্ট দেখেন একটি বুকিং আর একটি ইনভয়েস। TransferArc প্রতি বুকিংয়ে ৫০টি পর্যন্ত লেগ, প্রতিটির নিজস্ব লক করা কোট, আর পূর্ণ প্রোগ্রামের প্যাকেজ প্রাইসিং সমর্থন করে। কখন প্যাকেজ প্রতি-ট্রিপ দামের চেয়ে ভালো, পড়ুন ট্রান্সফার প্রাইসিং মডেল গাইডে।

ফ্লাইট ও নামাজের সময় ঘিরে পরিকল্পনা

অ্যারাইভাল লেগ ফ্লাইটের সাথে যুক্ত থাকা উচিত, যাতে দেরি হলে পিকআপ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরে যায়। ডিপারচার লেগে যথেষ্ট সময় হাতে রাখুন: গ্রুপ উঠতে সময় নেয়, আর ফেরার ফ্লাইট মিস করা সবার জন্য ব্যয়বহুল। আন্তঃশহর ও জিয়ারত লেগ নামাজের সময় আর হোটেলের চেক-ইন ও চেক-আউট ঘিরে পরিকল্পনা হয়, তাই ডিসপ্যাচারদের সময় ও গাড়ি অনুযায়ী প্রতিদিনের লেগের পরিষ্কার চিত্র দরকার।

কমপ্লায়েন্ট গাড়ি ও ড্রাইভার

হাজী পরিবহন কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত। গাড়ির দরকার বৈধ রেজিস্ট্রেশন (ইস্তিমারা), বীমা, অপারেটিং কার্ড ও পরিদর্শন (ফাহাস); ড্রাইভারের দরকার বৈধ ইকামা, লাইসেন্স, পরিবহন সাধারণ কর্তৃপক্ষের (TGA) ড্রাইভার কার্ড, মেডিকেল সার্টিফিকেট ও পুলিশ ক্লিয়ারেন্স। প্ল্যাটফর্ম প্রতিটি মেয়াদ ট্র্যাক করবে, আগে মনে করিয়ে দেবে আর কমপ্লায়েন্টহীন গাড়ি ও ড্রাইভারকে ডিসপ্যাচ থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্লক করবে। TransferArc ঠিক কোন কাগজ ট্র্যাক করে তা আছে সৌদি আরব কান্ট্রি প্যাকে।

বিভিন্ন দেশের এজেন্টদের সাথে কাজ

বেশিরভাগ হাজী বিদেশের উমরাহ এজেন্টের মাধ্যমে বুক হন, প্রায়ই মাঝে একজন স্থানীয় পার্টনারসহ। এর মানে টিয়ার অনুযায়ী মার্কআপসহ নেট রেট, ডিপোজিট ও ব্যালান্সের সাথে যাচাই করা ক্রেডিট লিমিট, প্রতিটি এজেন্টের KYC কাগজ, আর এজেন্টের নিজের রেকর্ডের সাথে মেলে এমন স্টেটমেন্ট। পুরো B2B সেটআপ দেখুন আমাদের ট্রাভেল এজেন্টের মাধ্যমে ট্রান্সফার বিক্রি গাইডে।

চাপ, ভেন্ডর আর হজ মৌসুম

মৌসুমের চূড়ায় কোনো কোম্পানির কাছেই যথেষ্ট কোচ থাকে না। সাব-কন্ট্রাক্টর আগে থেকে ঠিক করুন আর প্রতিটি ভেন্ডর গাড়ি ও তার খরচ ট্রিপে রেকর্ড করুন, যাতে মার্জিন দৃশ্যমান থাকে আর ভেন্ডর সঠিক পেমেন্ট পান। ড্রাইভার অ্যাপের লাইভ GPS ও স্ট্যাটাস আপডেট দিয়ে অপারেশন রুম একসাথে কয়েক ডজন গ্রুপ অনুসরণ করতে পারে।

ইনভয়েস, ভ্যাট ও ZATCA

সৌদি আরবের পরিবহন কোম্পানি ১৫% ভ্যাট নেয় আর ZATCA ফেজ ২-এর অধীনে ই-ইনভয়েস ইস্যু করতে হয়: B2B ইনভয়েস ইস্যুর আগে ক্লিয়ার, B2C ইনভয়েস নির্দিষ্ট সময়ে রিপোর্ট, QR কোডসহ আরবি ও ইংরেজিতে। ইনভয়েস বুকিং থেকে তৈরি হয়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেজারে পোস্ট হলে মৌসুম শেষে প্রতিটি এজেন্টের সাথে মিলানো সপ্তাহের বদলে কয়েক ঘণ্টায় হয়। আরও পড়ুন পরিবহন কোম্পানির ই-ইনভয়েসিং।

হাজী পরিবহনের চেকলিস্ট

একটি পূর্ণ উমরাহ প্রোগ্রাম বুক, ডিসপ্যাচ ও ইনভয়েস হতে দেখতে ডেমোর অনুরোধ করুন।