ট্রান্সফার কোম্পানিতে ডিসপ্যাচ মানে কী
ট্যাক্সির কাজে ডিসপ্যাচ মানে এই মুহূর্তে কাছের খালি গাড়ি খোঁজা। ট্রান্সফারের কাজে বেশিরভাগ ট্রিপ কয়েক ঘণ্টা বা দিন আগে জানা থাকে, তাই ডিসপ্যাচ অনেকটা পরিকল্পনার মতো: প্রতিটি বুকিংয়ে সঠিক গাড়ি ও ড্রাইভার দেওয়া, ট্রিপ এমনভাবে সাজানো যাতে গাড়ি খালি না চলে, আর ফ্লাইট দেরি বা ড্রাইভার অসুস্থ হলে দ্রুত সাড়া দেওয়া।
ভালো ট্রান্সফার ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার দুটোই সমর্থন করে: জানা সূচির আগাম পরিকল্পনা আর দিনের মধ্যে দ্রুত পুনঃঅ্যাসাইন।
ম্যানুয়াল ডিসপ্যাচ: ডিসপ্যাচ বোর্ড
ডিসপ্যাচ বোর্ডে পিকআপের সময় অনুযায়ী ট্রিপ দেখা যায়—গাড়ির ক্লাস, যাত্রী, রুট ও স্ট্যাটাসসহ—পাশে খালি গাড়ি ও ড্রাইভার। ডিসপ্যাচার প্রতিটি ট্রিপে একটি গাড়ি ও ড্রাইভার বাছেন। ম্যানুয়াল ডিসপ্যাচ এখনো সেরা যখন:
- ক্লায়েন্ট নির্দিষ্ট ড্রাইভার বা গাড়ি চান।
- ট্রিপ দীর্ঘ বা অস্বাভাবিক, যেমন রোডশো, ট্যুর ও বহু-দিনের কাজ।
- গ্রুপের জন্য একসাথে কয়েকটি গাড়ি সমন্বয় করতে হয়।
- ফ্লিট এত ছোট যে ডিসপ্যাচার প্রত্যেক ড্রাইভারকে চেনেন।
অটো ডিসপ্যাচ
অটো-ডিসপ্যাচ মানুষের বিচারের বদলে নিয়ম অনুযায়ী ট্রিপ অ্যাসাইন করে: গাড়ির ক্লাস, প্রাপ্যতা, অবস্থান, কাজের সময় ও ড্রাইভারের যোগ্যতা। এটি সবচেয়ে কাজে আসে একই ধরনের অনেক ট্রিপে—এয়ারপোর্টের অ্যারাইভাল ওয়েভ, শাটল ও স্টাফ রুট—যেখানে নইলে ডিসপ্যাচারের সারাদিন একঘেয়ে অ্যাসাইনমেন্টে যেত।
সেরা ব্যবস্থা হলো হাইব্রিড। রুটিন বেশিরভাগ ট্রিপ অটো-ডিসপ্যাচকে দিন, আর ব্যতিক্রম, VIP ট্রিপ ও সকালের অপ্রত্যাশিত ঘটনার জন্য ডিসপ্যাচার রাখুন। TransferArc-এ ট্রিপ ডিসপ্যাচ বোর্ডে বা অটো-ডিসপ্যাচে অ্যাসাইন করা যায়, আর ডিসপ্যাচার সবসময় বদলাতে পারেন।
| ম্যানুয়াল ডিসপ্যাচ | অটো ডিসপ্যাচ | |
|---|---|---|
| কার জন্য সেরা | VIP, ট্যুর, রোডশো, গ্রুপ | এয়ারপোর্ট ওয়েভ, শাটল, স্টাফ রুট |
| বেশি ট্রিপে গতি | ট্রিপ বাড়লে ধীর হয় | ট্রিপের সংখ্যার সাথে তাল মেলায় |
| ক্লায়েন্টের পছন্দ | সহজে রাখা যায় | নিয়ম বা ওভাররাইড লাগে |
| ধারাবাহিকতা | ডিসপ্যাচারের ওপর নির্ভর | প্রতিবার একই নিয়ম |
| ঝুঁকি | চাপের সময় মানুষের ভুল | ভুল নিয়ম বড় পরিসরে প্রয়োগ |
প্রতিটি ডিসপ্যাচ বোর্ডে যে সুরক্ষা লাগবে
মানুষ বা নিয়ম যেই অ্যাসাইন করুক, সফটওয়্যার এমন অ্যাসাইনমেন্ট প্রত্যাখ্যান করবে যা আপনার মান ভাঙে:
- গাড়ির ক্লাস বুকিংয়ের সাথে মিলতে হবে। লাক্সারি SUV-এর বুকিং সাধারণ সেডানে যেতে পারবে না।
- কমপ্লায়েন্স ব্লক। মেয়াদোত্তীর্ণ রেজিস্ট্রেশন, বীমা বা পারমিটের গাড়ি, বা মেয়াদোত্তীর্ণ লাইসেন্সের ড্রাইভার একেবারেই অ্যাসাইন করা যাবে না।
- ডাবল-বুকিং নয়। একই সময়ের ট্রিপে ব্যস্ত গাড়ি ও ড্রাইভার প্রত্যাখ্যাত হবে।
- শুধু সামনের দিকে স্ট্যাটাস। ট্রিপ অ্যাসাইন থেকে রওনা, পৌঁছানো, যাত্রী ওঠা ও শেষ পর্যন্ত কোম্পানির টাইম জোনে এগোয়, যাতে পরে সময় বদলে লেখা না যায়।
বেশিরভাগ কোম্পানির কমপ্লায়েন্স ব্লক শুধু ইমেইল রিমাইন্ডার হিসেবে থাকে। একে কঠোর ব্লক করলে বীমা ও লাইসেন্সের এমন সমস্যা থেকে বাঁচবেন যার খরচ একটি মিস করা ট্রিপের চেয়ে অনেক বেশি।
চাপের সময় ভেন্ডর ফলব্যাক
প্রতিটি ট্রান্সফার কোম্পানির কখনো না কখনো গাড়ি কম পড়ে: একটি কনফারেন্স, একটি ক্রুজ জাহাজ, একসাথে কয়েকটি দেরি হওয়া ফ্লাইট। সাব-কন্ট্রাক্ট করা স্বাভাবিক, কিন্তু প্রায়ই ফোনে হয় আর খরচের কোনো রেকর্ড থাকে না। ভেন্ডর ফলব্যাকে ডিসপ্যাচার ট্রিপে ভেন্ডরের গাড়ি দিয়ে তার খরচ রেকর্ড করেন, যা ভেন্ডর পেয়েবলে যায়। সেই ট্রিপে আপনার মার্জিন দৃশ্যমান থাকে, আর একই সিস্টেম থেকে ভেন্ডরকে পেমেন্ট হয়।
লাইভ GPS, ETA ও জিওফেন্সিং
ট্রিপ শুরু হলে লাইভ ট্র্যাকিং ক্লায়েন্ট ও ডিসপ্যাচারের সবচেয়ে বেশি জিজ্ঞাসিত প্রশ্নের উত্তর দেয়: ড্রাইভার কোথায়, কখন পৌঁছাবেন, যাত্রী উঠেছেন কি না। জিওফেন্সিং এয়ারপোর্ট ও হোটেলের মতো জোন চিহ্নিত করে, ফলে আসা-যাওয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড হয়। কিছু ভুল হলে ড্রাইভার অ্যাপের এক-ট্যাপ SOS অপারেশনে সঙ্গে সঙ্গে সতর্কবার্তা পাঠায়।
ট্রিপ শেষ, নো-শো ও হিসাব
ড্রপ-অফে ডিসপ্যাচ শেষ হয় না। ট্রিপ শেষ হলে সঙ্গে সঙ্গে আয় ও ভ্যাট স্বীকৃত হওয়া উচিত; নো-শো হলে নীতি অনুযায়ী চার্জ; নগদ ট্রিপে জমা না দেওয়া পর্যন্ত নগদটা ড্রাইভারের নামে রেকর্ড। এসব পোস্টিং স্বয়ংক্রিয় হলে অপারেশন ও ফিন্যান্স সবসময় একমত থাকে। প্রতিটি পোস্টিং দেখুন অ্যাকাউন্টিং মডিউলে।
ট্রান্সফার ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার বাছাই
ডেমোতে দেখতে চাইবেন: সকালে ৩০টি এয়ারপোর্ট অ্যারাইভাল অটো-ডিসপ্যাচ, নির্দিষ্ট ড্রাইভারকে ম্যানুয়ালি দেওয়া একটি VIP ট্রিপ, মেয়াদোত্তীর্ণ বীমার গাড়ি অ্যাসাইনের চেষ্টা (প্রত্যাখ্যাত হওয়া উচিত), চাপের সময় খরচসহ যোগ করা একটি ভেন্ডর গাড়ি, আর দেরি হওয়া ফ্লাইটে সরে যাওয়া পিকআপ। পাঁচটিই জোড়াতালি ছাড়া কাজ করলে এটি এমন ডিসপ্যাচ সিস্টেম যার সাথে আপনি বড় হতে পারবেন।
সম্পর্কিত লেখা: এয়ারপোর্ট ট্রান্সফার সফটওয়্যার আর ট্রান্সফার ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের পূর্ণাঙ্গ গাইড।